Cómo elaborar un Plan de formación de Empleados

Cómo elaborar un Plan de Formación para empleados

Las empresas necesitan adaptarse de forma constante a los cambios del mercado. Es por este motivo que los Departamentos de Recursos Humanos no deben limitarse exclusivamente a seleccionar talentos para su contratación, sino a la formación de la plantilla. Tener un plan de formación para empleados es imprescindible para que toda la organización pueda evolucionar y adaptarse a los nuevos procesos, mejorar sus habilidades o adquirir nuevos conocimientos que ayuden a desempeñar su actividad incrementando su rendimiento y productividad.

Si estás buscando información sobre cómo elaborar un plan de formación para tu plantilla, en este post encontrarás lo que necesitas saber.

¿Qué es un Plan de Formación empresarial para empleados?

Un plan de formación es una planificación estratégica formativa orientada a potenciar las habilidades, técnicas y conocimientos de los empleados, de manera que puedan estar preparados para satisfacer las necesidades de la empresa y adaptarse a la evolución del mercado. Los planes de formación para empleados son un componente clave del Plan de Recursos Humanos.

De la misma forma que las máquinas requieren mantenimiento y actualización, un Departamento de Recursos Humanos no debe permitir que los empleados pierdan eficacia a lo largo del tiempo. Atraer el talento es el primer paso, pero es necesario acrecentarlo a través de la formación continua, de manera que se puedan optimizar al máximo los costes y tener garantías de futuro en medio de un mercado en constante evolución.

En el caso, por ejemplo, del Marketing Digital, es muy habitual que surjan nuevas herramientas digitales, o que se produzcan actualizaciones del algoritmo de Google, que requieran que los profesionales de Inbound Marketing estén al día con los nuevos conocimientos y tendencias. La formación que se adquirió hace 10 ó 15 años puede ya no ser suficiente para adaptarse a las necesidades de hoy. Y, de hecho, puede haber conocimientos obsoletos que conduzcan a acciones de marketing infructuosas.

Es por esto que las empresas de referencia de los diferentes sectores inmersas en el ámbito digital, suelen ir un paso más adelante conociendo las profesiones online con mayor demanda en el mercado lo cual les permite tener una perspectiva abierta del mercado del marketing, conocer las últimas tendencias y no limitarse a la repetición de las mismas acciones sin tener un criterio crítico y flexible al cambio.

Pasos para hacer un plan de formación para la plantilla

Hay varios elementos que deben ser considerados a la hora de desarrollar una estrategia de formación para la plantilla para un horizonte de tiempo determinado.

Lo primero que hay que tener claro es que no todos los empleados necesitan la misma formación, ni es adecuado brindar una formación genérica. Así, por ejemplo, a un equipo de marketing digital le puede resultar más útil recibir formación en Marketing que en Contabilidad, ya que es un área de la que no se van a ocupar directamente.

Dicho esto, veamos algunos aspectos clave para desarrollar un plan formativo para empleados.

Analiza a tu equipo

Valora los conocimientos, currículo y habilidades específicas de tu equipo. Define cuáles son sus principales carencias y puntos fuertes, de cara a mejorarlos. Para ello, es imprescindible realizar entrevistas o incluso ejercicios de gamificación que permitan considerar el rendimiento de una forma objetiva y medible.

Más allá del análisis de la productividad de cada empleado en su puesto de trabajo, considera a cada profesional de forma global. Analiza su potencial y ten en cuenta también las impresiones, opiniones y autoevaluación del empleado sobre su rendimiento, necesidades y objetivos como profesional.

El análisis y evaluación del desempeño, a partir de datos objetivos, información de supervisores o evaluación por parte del cliente, te darán una visión más completa del rendimiento de cada profesional.

Define los objetivos de tu plan de formación

Dentro de una empresa, puede haber empleados que necesitan potenciar algunas de sus habilidades, como comunicación o trabajo en equipo, pero no siempre lo más efectivo será dar una capacitación general a grupos heterogéneos de empleados de distintos departamentos, sino brindar una formación específica.

El plan de formación debe tener unos objetivos, de acuerdo con las necesidades generales y específicas que se han detectado para cada grupo de personas. En esta línea, hay que delimitar.

  • La situación actual de los empleados.
  • Las habilidades y conocimientos que se requieren potenciar.
  • Los grupos de formación que van a formarse.
  • Los objetivos que se persiguen con dicha formación para cada grupo.

Pasos para elaborar un plan de formación

Explica el plan estratégico de formación

Una vez analizados todos los elementos para desarrollar un plan de formación para empleados, se debe plasmar en un documento el plan estratégico de la organización. Esta estrategia formativa debe enmarcarse dentro de los objetivos de la empresa, explicando los problemas generales y específicos que se desean solucionar dentro de cada departamento.

Por ejemplo, en el equipo de Marketing Digital, uno de los problemas que puede presentarse es la falta de trabajo en equipo y coordinación en el desarrollo de acciones de marketing digital, lo que puede implicar la necesidad de formar a los empleados en tener una visión estratégica del marketing que les permita trabajar de forma coordinada.  Por otro lado, se puede también identificar la importancia de desarrollar algunas de las 8 habilidades clave para trabajar en un Departamento de Marketing Digital, razón por la que tendrá que incluirse dicha temática en un plan formativo.

Dentro de tu plan estratégico, deberás primero definir los principios generales o Política de Formación que va a seguir tu empresa, lo que dará lugar al desarrollo de las acciones formativas específicas. Por ejemplo, otra de las necesidades en el Departamento de Digital Marketing podría ser la necesidad de potenciar la capacidad de análisis y gestión estratégica de los empleados, lo que ayudaría a que existan empleados en condiciones de asumir las funciones de Director de Marketing Digital, en caso de baja laboral, despido o ausencia del director del departamento.

A lo largo del documento, deberás explicar también los objetivos específicos que se desean mejorar (potenciar habilidades de comunicación, aumentar conocimiento de idiomas, ampliar el conocimiento sobre el uso de herramientas digitales…).

Analiza el presupuesto

En el Plan de Formación de la empresa debe estar también contenido el Presupuesto destinado a esta partida. Hay que tener en cuenta que la formación es una inversión que puede aumentar la productividad de la plantilla.

Además, la formación de los empleados puede ser un aspecto estructural indispensable para el funcionamiento futuro de la organización.

El análisis financiero de la formación de los empleados debe contemplar tanto los costes por hora de formación para el empleado, como también los costes globales formativos.

Define los programas de formación

El siguiente paso será la definición de los programas de formación. Estos pueden dividirse según el objetivo del programa, las acciones formativas que se van a realizar, los grupos de alumnos que se formen según las distintas necesidades y el número de horas formativas que se van a realizar.

En muchos casos, la formación se delega en instituciones formativas externas, que ofrecen los cursos a nivel interno en las instalaciones de la empresa, o bien en un aula de formación externa. Este apartado del Plan de Formación incluirá un calendario formativo, los sistemas de evaluación individual y global y los modelos de análisis del ROI de las acciones formativas.

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